УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР TARGET MARKET
Эффективное планирование рабочего дня и рабочей недели
Основатель компании «Target Market» Александр Данилов делится своей методикой по эффективному планированию рабочего дня и рабочей недели.
Правильное планирование рабочего дня и рабочей недели очень сильно повышают эффективность любого сотрудника, не только менеджера по продажам. И, даже, собственникам бизнеса грамотное планирование дня позволит повысить свою эффективность. Важнейшее правило индивидуальной работы – «10 на 90» гласит, что, потратив первые 10% времени на планирование и организацию предстоящей работы, вы сэкономите 90% времени при ее выполнении. В этой статье, я поделюсь механизмами и методиками, которые позволят мне эффективно планировать свой рабочий день и рабочую неделю.
- Планируйте свой завтрашний день с вечера. Вечером у вас уже будет список из пяти, десяти или двадцати задач. Эти задачи заносятся в список по мере их появления. Какая-то задача может попасть туда еще за неделю, а какая-то 10 минут назад. Вечером, вы только распределяете эти задачи по двум параметрам: по приоритетности и по времени выполнения. Самые важные задачи, и которые надо выполнить с самого утра — вверху.
Какие проблемы вы решаете для себя составлением списка дел вечером:
- вы не тратите на это время утром;
- план уже сформирован и сразу с утра предельная концентрация на задачи;
- мозг ночью прорабатывает на автомате завтрашний план действий и бывает, что утром (а, иногда и ночью) появляются интересные решения некоторых задач.
- Планируйте следующую неделю. В пятницу или субботу, в зависимости от рабочей недели в компании, ставьте задачи на следующую неделю. Сразу появится глобальное понимание, как она должна пройдет. Где и какие встречи, как лучше спланировать на них приезд. Возможно, какие-то задачи переставить или объединить, чтобы сэкономить свое время.
- Используйте приложение-планировщик в телефоне. Это может быть Evernote или OneNote. В этом приложении вы указываете задачи, которые необходимо сделать и время, в которое их надо сделать. В течение рабочего дня, смотрите в приложение, отмечайте галочками выполненные задачи, корректируйте фактическое время выполнения задач. Обязательно переносите задачи, которые не получилось выполнить в назначенный день. Желательно, указывайте себе причину переноса. Конечно, можно вести такой учет и в простом ежедневнике. Но, уже 21 век. Пора оцифровываться.
- Не ставьте задачи впритык. Всегда оставляйте зазор между задачами или встречами. Куча факторов, которые могут повлиять на ваше расписание. Вы можете попасть в пробку, встреча может длиться на 30 минут больше запланированного времени, кто-то опоздал на встречу и еще десятки причин.
- Не назначайте более 2 важных встреч в день. Каждая встреча – это определенный расход энергии, который необходимо восполнять. Каждая встреча – это нервы, напряженная мозговая деятельность, быстрый поиск нестандартных решений и т.д. И с каждой встречей ваша эффективность будет снижаться. Потому, моя рекомендация – не более двух встреч в день. И эти встречи надо правильно распределять по времени. Для того, чтобы успеть восстановиться и для того, чтобы гарантировано не опоздать на вторую из них. Поэтому, если, у меня в день две встречи, то, я назначаю первую встречу на 10:00, а вторую на 15:00.
- Подводите итоги. В конце рабочего дня, подводите итоги. Что получилось, что нет. Продумывайте следующий день, чтобы не допустить ошибок сегодняшнего дня. Конечно, без ошибок никуда. Они всегда есть и будут. В работе с ошибками, главными являются две вещи: выводы, которые вы делаете и недопущение повторов. Не наступайте на одни и те же грабли.
- Правильно расставляйте приоритеты. Всегда, в первую очередь, делайте то, что важно. Задача, которая даст больший результат, должна выполняться раньше, чем незначительная задача. Даже, если, эта задача гораздо сложнее или противнее других. Вначале делайте ее. У Марка Твена есть замечательная цитата на эту тему: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Например, надо звонить тяжелому клиенту, и, вы подсознательно, начинаете сдвигать время этого звонка. Так сказать, отодвигать неприятное. Скажите себе, звонить же все равно надо. Так лучше, сделать это сразу, чем портить себе весь день в ожидании неприятного разговора. Также помните о правиле Паретто. 20% ваших усилий принесут 80% результатов. Не загружайте себя проходными задачами и не поддавайтесь искушению, в первую очередь, заниматься мелочами.
- Избегайте завтыков. Бывают задачи без быстрых решений. Иногда, решение какой-то задачи отнимает большой промежуток времени. При этом, бывают ситуации, при которых бьешься над решением задачи 30 или 40 минут и не можешь даже продвинуться в ее решении. Время уходит, а решения нет. В таких случаях, я рекомендую, если у вас завтык с какой-то задачей более 30 минут, переходить к следующей. А к решению этой возвращайтесь позже. Как это часто бывает, решение, вроде бы сложной задачи, лежит на поверхности.
- Не опаздывайте. Вы должны понимать, что, можно 30 раз приходить на 20 минут раньше на встречи и один раз опоздать на 10 минут и запомнится, именно, это опоздание. Есть еще интересная история про архитектора, который построил 1000 замечательных и крепких мостов. Но, 1001 мост, к сожалению, рухнул. И все помнили этого архитектора по этому рухнувшему мосту. Более того, каждое ваше опоздание смещает ваш график. Потому, очень важно соблюдать пунктуальность, чтобы ваш замечательный план рабочего дня не провалился. Но, даже, если, вы понимаете, что опоздаете, всегда звоните и предупреждайте, что задерживаетесь. Если, сильно опаздывайте, то, лучше отменить встречу и перенести ее на другой день. В такой ситуации, во-первых, ваша позиция в переговорах уже будет ниже собеседника, во-вторых, неизвестно, как это опоздание воспримется вашем визави. Возможно, он будет разозлен, что, разумеется, отразится на переговорах.
- Планируйте день под свои задачи. Бывает, что некоторые коллеги или сотрудники начинают вас закидывать просьбами или какими-то своими задачами. Научитесь говорить нет. Ваши задачи должны быть в приоритете. Корректно, скажите, что сможете помочь, после того, как закроете свои важные вопросы. У Криса О’Нила, генерального директора Evernote (одна из программ для планирования дня, которую я рекомендую), есть одна интересная фраза. Он сказал: «Ваши входящие письма — это список задач других людей для вас». Подумайте об этой фразе. Я сам, понял, что действительно, как нерационально я тратил, иногда, свое время раньше, когда получал письма от коллег и откладывал свои первоочередные задачи, чтобы ответить на запрос.
Также я хочу рассказать вам о матрице Эйзенхауэра.
Знаете, ли вы, что такое матрица Эйзенхауэра?
Если, знаете, то, супер. Но, используете ли вы ее в планировании своего рабочего дня?
Если, не знаете, то, я сейчас расскажу.
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня.
Еще этот метод используется, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения какой-либо задачи.
Это метод придумал 34-ый президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, который был очень занятым человеком. И, чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который потом назвали в его честь.
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:
- Поле 1: Важные и срочные дела
- Поле 2: Важные, но не срочные дела
- Поле 3: Не важные, но срочные дела
- Поле 4: Не важные и не срочные дела
Выглядит этот квадрат из четырех маленьких квадратов:
В первый квадрат попадают важные и срочные дела. Я их называю пожары. Эти дела нужно делать прямо здесь и сейчас, иначе, случится что-то плохое. По-хорошему, в этот квадрат должны попадать только форс-мажоры. Если, вы работаете в постоянном режиме выполнения важных и срочных задач, то, у вас проблемы. Постоянное наличие задач в этом пункте говорит о плохом планировании, неумении расставлять приоритеты, неорганизованностью, ленью, постоянным откладыванием важных дел на потом. Например, нужно делать какой-то отчет. Его завтра сдавать, а он не готов. Сделать отчет – становится задачей важной и срочной. Все другие задачи отодвигаются на второй план, и вы начинаете делать отчет.
Во второй квадрат попадают важные и не срочные дела. Тот же, отчет, который вам дали делать сегодня с датой сдачи через неделю, должен попасть в этот квадрат. Задачи в этом квадрате не требуют срочности в решении. К решению таких задач можно подойти более обдуманно. Соответственно, позволит добиться большей эффективности. При правильном планировании, все важные задачи должны находиться здесь и не перетекать в квадрат 1.
В третьем квадрате находятся срочные и не важные дела. Те дела, которые никак не влияют на вашу деятельность, по большому счету, но, при этом считаются срочными. Какие-то навязанные встречи, звонки, проверка почты. Абсолютно неважное письмо, которое можно было бы смело удалить, но, вы отвлекаетесь и начинаете отвечать на него.
В четвертом квадрате находятся не срочные и не важные дела. Это дела, которые тратят ваше время впустую. Посидеть в фейсбуке или почитать анекдоты. Эти задачи никак не продвигают вас к достижению цели. Но, именно, их хочется делать.