Этапы подготовки и правила проведения переговоров

Задача любых переговоров – это достижение определенного результата. Это может заключение нового договора, пролонгация старого договора, изменение торговых условий, продажа новой услуги и т.п. Но, в любом случае, успех любых переговоров во многом зависит от подготовки к переговорам.

Подготовка к переговорам состоит из следующих этапов:

1. Определение цели. Каждые переговоры должны иметь свою цель. Вы должны понимать, какой результат должен быть достигнут на переговорах. Исходя из результата, вы выстраиваете все остальные этапы.
2. Определение ЛПРа. Выяснить с каким сотрудником необходимо решать вопрос, который вы хотите поднимать на встрече.
3. Сбор информации. Необходимо собрать информацию о компании. Изучить сайт, социальные сети, узнать больше о продукте. Также необходимо собрать информацию о человеке, с которым вы будете вести переговоры.

Что надо узнать:

• Его имя, должность
• Как давно он работает в компании и на этой должности
• Стиль проведения переговоров
• Характер человека
• Его увлечения

Как это можно узнать:

• Изучить его профиль в социальных сетях
• Узнать у сотрудников компании, в которой он работает
• Узнать у коллег-конкурентов

Как использовать эту информацию:

• Эта информация поможет при составлении плана переговоров
• Позволит правильно выбрать манеру поведения при общении
• Найти общие темы в процессе общения

4. Определение участников переговорного процесса. Возможно, к переговорам потребуется подключение руководителя компании или технического специалиста.
5. Знать продукт. Знать все о продукте, который планируется к обсуждению на переговорах. Характеристики, преимущества, цены, текущую ситуацию на рынке, конкурентов.
6. Подготовка. Определить повестку переговоров. Желательно ознакомить будущих участников с этой повесткой. Составить план проведения переговоров. Написать вступительную речь. Подготовиться к возможным вопросам и возражениям. Просчитать возможные варианты переговоров на 2 шага вперед.

Правила проведения переговоров.

1. Назначать встречи в четко оговоренное время.
2. Не опаздывать.
3. Обязательно предупреждать минимум за час о возможном опоздании.
4. Если, вас не будет по причине форс-мажора, обязательно звонить, предупреждать об этом, извиняться и переносить встречу.
5. Познакомить всех участников.
6. Слушать собеседников. Выявить и зафиксировать их потребности и позицию по вопросу, который обсуждается на переговорах.
7. Задавать вопросы.
8. Никогда не перебивать.
9. Смотреть в глаза собеседнику, когда вы говорите.

• Следить за выражением лица собеседника.
• Использовать психологические приемы. Люди будут лучше покупать у тех, кто им понравится: улыбаться, отзеркаливать, не скрещивать руки.
• Акцентировать внимание на выгодах продукта. Не надо продавать краску, надо продавать окрашенные стены.
• Придерживаться позиции WIN-WIN. Все стороны переговоров должны остаться довольны достигнутыми договоренностями. Это идеальная схема. Соответственно, необходимо находить компромиссы. Хороший компромисс – это такой компромисс, при котором обе стороны считают себя победителями.
• Вести протокол встречи.
• Фиксировать для себя важные моменты на встрече. Это всегда оценивается положительно. Клиент понимает, что его слова важны. К тому же, у вас будет информация, которая пригодится при будущих переговорах с этим клиентом.
• Всегда фиксировать достигнутые договоренности.
• Всегда фиксировать дату и время следующей встречи или звонка, если в этом есть необходимость. Сделки очень редко закрываются на первой встрече или после первого звонка, потому нужно продолжение общения.
• Ознакомить всех участников с протоколом встречи. Добиться, чтобы каждый участник встречи поставил свои подписи под протоколом. Если, документ сразу подписать не представляется возможным, то, оформить его в электронном виде. После встречи выслать его на почту участникам и попросить подтвердить правильность изложенного.

Дополнительные правила:

• Составляйте протокол встречи сами. В нем тогда будут ваши трактовки и будет написано так, как вы сами понимаете все пункты соглашения
• Не обманывайте. Мне нравится фраза писателя Чарльза Буковски: «Если у тебя получилось обмануть человека, это не значит, что он дурак, это значит, что тебе доверяли больше, чем ты этого заслуживаешь».
• Не бойтесь получить на встрече отказ. Нет – лишь означает, что в данный момент времени вы не договорились. Но, это не значит, что через некоторое время, обстоятельства не поменяются, и вы не сможете опять сесть за стол переговоров.
• Помните, что сделка, заключенная с краткосрочной выгодой гораздо хуже, сделки, которая заключена с долгосрочной выгодой, хотя на первоначальном этапе выгод больше у первого варианта.
• Не повторяйте на встречах свое предложение 2 или 3 раза. Одного раза достаточно.
• Не хлопайте дверью. В прямом и переносном смысле. Никто не знает, будете ли вы пересекаться в будущем.
• Не подписывайте сразу сторонние соглашения. Всегда надо брать такие соглашения на прочтение. При необходимости – подключать юристов.
• Отправляйте благодарственные письма после встречи, даже если, получили отказ. Формат текста такой: «Спасибо за уделенное время. Надеюсь, я смогу сформировать для вас нужный вариант и тогда мы сможем продолжить общение».

В завершение, хочу сказать пару слов про стиль одежды, который я считаю, оптимальным решением для переговоров. Выбирайте классический стиль. Это может быть костюм или просто рубашка и брюки для мужчины или блузка и юбка средней длины для женщины. Джинсы и какую-то одежду стиля casual лучше оставить для встречи с друзьями.