Как эффективно работать с дебиторской задолженностью

Еще в 2002 году, когда я только попал в сферу продаж, меня научили одной простой истине.

Отгруженный, но не оплаченный товар, еще не является проданным. Потому, работа с дебиторской задолженностью является одной из самых важных составляющих менеджера по продажам.

Обращаю ваше внимание, что дебет пишется через «е», а дебиторская задолженность через «и».

В зависимости от ниши, существуют разные варианты работы с оплатами.

1. Оплата по предоплате. Идеальный вариант для бизнеса. Есть даже такое выражение, ничто так не укрепляет веру в клиента, как предоплата. То есть, вы получаете деньги еще до отгрузки товара.
2. Оплата по факту. Оптимальный вариант для бизнеса. Происходит одновременный обмен товара на деньги.
3. Оплата наложенным платежом. Больше применим для интернет-магазинов или просто для продаж через интернет. Клиент рассчитывается за товар, когда получает его на отделение перевозчика.
4. Оплата с отсрочкой платежа. Самый распространенный вариант и самый рискованный из них. Оплата за товар происходит через определенное количество дней, которое указано в договоре поставки.
5. Оплата по реализации. Менее распространенный вариант. Минимизирует риски стороны, которая покупает товар. Оплата за товар происходит после его физической продажи.

Если, работая с клиентами по предоплате и по факту, все более менее понятно, то, работая по отсрочке или реализации возникают вопросы. А, точнее, возникает просроченная дебиторская задолженность.

Для начала давайте разберем причины, по которым возникает просроченная дебиторская задолженность у клиента:

• Умышленные действия;
• Другие приоритеты;
• Временное отсутствие денег;
• Банкротство;
• Отсутствие дисциплины.

Чаще всего, просроченная дебиторская задолженность возникает в компаниях, в которых отсутствует системная работа и регламенты работ. Чтобы избежать попадания в неприятную ситуацию необходимо:

• Проводить оценку кредитоспособности клиентов, особенно, новых;
• Системно забирать деньги у клиентов;
• Иметь оперативную информацию о финансовом состоянии клиентов;
• Нести персональную ответственность за долги клиентов. Чаще всего, план по возвращенным деньгам или по проценту просрочки включен в систему мотивации;
• Иметь план работы с просроченной дебиторской задолженностью;
• Заключать официальные договора поставок и иметь на руках безнальные накладные на сумму долга;

Что делать, чтобы просроченной дебиторской задолженности не было. А, если, такая задолженность все-таки возникает, то, как ее предотвращать. 

1. Предлагать клиентам бонус за своевременность оплат. Разумеется, предварительно, согласовав это с руководством.
2. Устанавливать лимиты. Это может быть кредитный лимит, то есть максимальная сумма общего долга клиента. Также это может быть максимально возможный процент просроченной дебиторской задолженности.
3. Если, это новый клиент, минимум первых три отгрузки отгружать только по факту.
4. Информировать клиентов о приближающейся дате оплаты через смс. Отправлять смс за 1 день до оплаты, если отсрочка 7 дней. Отправлять смс за 2 дня до оплаты, если отсрочка 14 дней. Отправлять смс за 3 дня до оплаты, если отсрочка более 21 дня. Обращайте внимание на выходные дни и праздники.
5. Если, клиент, подводит первый раз, обязательно выяснять причину появления просрочки.
6. Если, клиент, подводит второй раз, то, подписывать с ним график погашения.
7. Если, клиент должен денег и полностью не рассчитывается, то, отгружать его на 50%-70% от оплаченных денег. И обязательно подписать с ним график погашения.
8. Если, клиент не отдает деньги больше двух недель, то, звонить и напоминать об оплате каждый день.
9. Если, клиент не отдает деньги достаточно большой срок, то, забирать товаром. Любым.
10. Привлекать помощь коллег. Очень действенны звонки клиентам, когда от компании звонит кредитный инспектор. Эту роль может сыграть ваш коллега.
11. При усугублении ситуации вначале припугнуть судом. Если, это не сработает, то, уже подавать в суд.

В любом случае, если, возникает неприятная ситуация с просроченным долгом клиента, то, немедленно, информируйте об этом вышестоящее руководство.