Для чего нужны отчеты?
Благодаря отчетам, у вас появляется понимание. Это самое главное. Это может быть понимание разного рода. Понимание личной эффективности или понимание текущей ситуации по определенным показателям. В некоторых компаниях есть отчеты, в некоторых нет. Я не владею информацией, в вашем конкретном случае. Но, могу сказать точно одно. Если, вы будете даже для себя делать эти отчеты, то, ваши текущие показатели значительно повысятся. Разумеется, в первую очередь, это отразится на вашем выполнении плана, а, соответственно, и на вашем заработке. 

Какие отчеты я рекомендую делать: 

1. Отчет о выполненной работе. 
   В данном отчете необходимо фиксировать каждое рабочее действие, которое было выполнено в течение рабочего дня. Я рекомендую заполнять данный отчет каждый рабочий день с 16:00 до 18:00. Отмечаете задачу, которую делали и ее результат. Конечно, подсматривайте в свои рабочие записи, если, задач было много. Не более 15 минут должно уходить на заполнение этого отчета. Зато он позволит оценить эффективность своего рабочего дня и не упустить важные моменты и договоренности сегодняшнего дня.
   
   
2. План работы на следующий день.
   В данном отчете ставятся задачи, которые планируется сделать на следующий рабочий день. Я рекомендую заполнять данный отчет каждый рабочий день с 16:00 до 18:00 с указанием задач на следующий день. Не более 15 минут должно уходить на заполнение этого отчета.  Такое планирование позволит сэкономить время на следующий день, будет четкий план действий, что отразится на вашей эффективности.
   
   
3. Отчет план/факт по отгрузкам. 
   В данном отчете вы заполняете данные по отгрузкам ваших клиентов. В столбцах будут отражены: ФИО клиента, его план на месяц по отгрузкам, текущее выполнение плана в абсолютном значении и текущее выполнении плана в процентном соотношении. Я рекомендую заполнять такой отчет 1 раз в неделю по понедельникам. Данный отчет позволит оценить реальную картину. Понять, какой клиент просел и как продвигается ваше выполнение плана.
   
   
4. Отчет план/факт по оплатам. 
   В данном отчете вы заполняете данные по оплатам ваших клиентов. В столбцах будут отражены: ФИО клиента, его план на месяц по оплатам, текущее выполнение плана в абсолютном значении и текущее выполнении плана в процентном соотношении. Я рекомендую заполнять такой отчет 1 раз в неделю по понедельникам. Данный отчет позволит оценить реальную картину. Понять, какой клиент не оплатил и как продвигается ваше выполнение плана.
   
   
5. Сводный отчет по клиентам. 
   В данном отчете у вас будет сводная статистика по отгрузкам ваших клиентов. Сразу рекомендую распределить клиентов по категории от А до С. Где А – это ключевой клиент, а С – мелкий клиент. В отчете у вас должна быть статистика за последних три месяца. Я рекомендую заполнять такой отчет 1 раз в месяц за неделю до окончания рабочего месяца. Оптимальная дата заполнения такого отчета – 20 число. Тогда этот отчет не становится констатацией факта отгрузок, а является инструментом для влияния. Вы сразу понимаете, кто из ключевых клиентов или клиентов категории В, которые близки к категории А еще не отгружался. И тогда последняя неделя становится борьбой за получение заказов от этих клиентов.

    

6. Отчет CRM.
   Если, в вашей компании уже внедрена CRM-система, то, можете пропускать этот отчет. Но, если, такой системы нет, то, начните вести ее для себя. Данные желательно заносит сразу после звонка. Если, такой возможности нет, то, фиксируйте в органайзер и потом вносите в программу.

   Что вы получите:
   

   • у вас будет вся история взаимоотношений с каждым клиентом.  
   • у вас будет всегда перед глазами информация, когда надо связаться с клиентом и по какому вопросу.  
   • у вас будут все контактные данные ваших текущих или потенциальных клиентов (ФИО, должность, телефон, город, название компании). 
   •  у вас будут история всех запросов
     
     
7. Отчет по общим показателям.
   В данном отчете у вас будет общая статистика по каждому месяцу. Это данные для анализа и оценки своей работы за прошедший месяц. Я рекомендую делать этот отчет с 1 по 5 число, внося данные за прошлый месяц. Данный отчет покажет, насколько успешен этот месяц для вас. Отгрузили ли вы больше продукции, чем за прошлые месяца, собрали ли больше денег с ваших клиентов, увеличили ли свою клиентскую базу.